英語圏の国ならもちろんですが、
英語が公用語でない国で生活する際にも、
英語で問い合わせをする機会が非常に多くあります。
私も、海外で暮らすようになってから、
airbnbのやり取りや、病院への問い合わせ、ビザの申請、GRAB taxi のドライバーとのやり取り、海外のサーバーへの申し込みなど、
日常的に、英語のメールやチャットを使って
問い合わせや、連絡をとる機会が増えました。
シンプルかつ効率よく
英語で問い合わせができる様に
最低限の「問い合わせの書き方と流れ」をまとめました。
英語でメールや問い合わせフォームから質問したい時の例文＆書き方
問い合わせメールの構成
まずは、全体の流れです。
| 全体の流れ | |
|---|---|
| 1 | 件名 |
| 2 | 冒頭（担当者 様） |
| 3 | 簡単な自己紹介 |
| 4 | 質問したい問い合わせ内容 |
| 5 | 結び |
| 6 | 電話番号/メールアドレスなど自己情報 |
順番に見ていきましょう。
1. 件名(subject） Inquiry about 〇〇
まず最初に、メールや問い合わせの「件名/タイトル」を書きます。
問い合わせのフォームによっては
必要がない事もありますが、メールの場合は件名（タイトル）は必須です。
分かりやすく伝えられればOKです。
そこで、「〇〇についての問い合わせ」
となるように「Inquiry about 〇〇」という形を使うのが定番です。
また、シンプルに「Question about 〇〇」
という形も、特に非英語圏の国の場合には分かりやすいのでgoodです。
件名（タイトル）の代表的な例文
Inquiry about your service （貴社のサービスについての問い合わせさせて下さい。）
または、
Question about your service
Inquiry about Product ABC （貴社の製品「ABC」について質問させて下さい。）
または、
Question about Product ABC
（※ABCの部分に型番/製品名を入れるとより具体的になる。）
なおInquiry（問い合わせ）は、
イギリス英語だとEnquiry となります。
2. 冒頭 「担当者 さま」
続いて、メール問い合わせの本文です。
冒頭に 「担当者 様」にあたる、「Dear Sir or Madam,」を入れます。
同様に「To Whom It May Concern:」もよく使われます。
この二つは、問い合わせを
する段階で、担当者の名前が分からない場合に使います。
Dear Sir or Madam,
または、
To Whom It May Concern:
担当者の名前が分かっている場合
Dear Mr. 〇〇, （男性）
Dear Ms. 〇〇, （女性）
としっかり名前を入れましょう。
女性の場合、Ms. なら既婚、未婚どちらの方にも使えるので、一番無難かと思います。
Dear Ms. Hanako Yamada, または、Dear Ms. Yamada,
親しい人以外の場合、フルネームもしくは、苗字が適当です。
担当の部署だけ分かっている場合
担当者の名前までは
分からないけど、問い合わせ先の部署は分かっている場合もあると思います。
そういうケースでは、
とか、
などという形で、
担当部署を明記した方が、
よりスムーズです。
3. 簡単な自己紹介
続いて、文章の書き出しは
ごく簡単な自己紹介を入れましょう。
とか、
I would like some information about your service. （私は山田花子です。貴社のサービスについていくつか教えて頂きたく思っています。）
など、最初に名前を名乗って
ごく簡単に自己紹介すればOKです。
4. 質問したい問い合わせ内容
ここから、もっとも
大事な部分、自分が知りたい事、教えてもらいたい事の内容を書きます。
ここでのポイントはできるだけ
シンプルかつ具体的に、要求を書く事です。
具体例：病院への問い合わせ
例えば、病院に、
診察＆治療（この場合はワクチン接種）が可能かどうか？
そして、いくらかかるのか質問したい場合を考えてみます。
実際に送った文章（質問部分）は以下です。
1) Could I have a injection for rabies here ?
2) If I could , how does it cost ?
I would like to know all inclusive price for one time.
I am a traveller.
When I stayed in Thailand, I was bitten by a cat.
I had injections for rabies three times there.
After that, I moved to Ho Chi Minh City.
And I still have to get injections 2 more times.
I need English, because I don’t speak Vietnamese.
まず先に教えてほしい事を書いて、後から補足説明文を書きます。
複数質問がある場合は、分かりやすく番号を入れて箇条書きにします。
一応、日本語に訳すとこんな感じです。
2) 注射を打つ事ができる場合、費用はいくらかかりますか？
１回の注射にかかる、トータル費用（全部込みの価格）を知りたいです。
この部分で知りたい事を最初に書きます。
「all inclusive price」は、全部込みの価格です。
（注射代金だけ聞いて、いざ行ってみたら
初診料だの診察券発行料だのエキストラチャージがかかると悲しいので・笑）
補足説明文を書きます。
ここでは、相手が私の質問に答えるために必要だろうと推測される事を書いておきます。
タイに滞在中にネコに噛まれてしまいました。現地で、３回、予防接種を受けました。
その後、私はホーチミンに移動して来ました。私はあと２回、予防接種を受けなくてはなりません。また、ベトナム語が話せないため
（診察の際には）英語が必要です。
質問・問い合わせの本文は
この様な構成にすると、聞きたい質問に全部答えてもらえる確率が上がる事が分かって来ました。
5. 結び
質問が終わったら、
結びの一言とサインで締めます。
Taro Yamada (Mr.)
Best regards,
はグーグル翻訳にいれると、
「よろしくお願いします。」という訳になります。
定番のフレーズですね。
他には、「Yours sincerely,」
「Kind regards,」などもありますね。
私は、無難に「Best regards」をいつも使っています。
6. 電話番号/メールアドレスなど自己情報
基本的には、
5. までで終了でOKですが
最後に、自分の電話番号/住所/メールアドレスなどの自己情報を添えておく事もできます。
会社に所属している方でしたら、
自分の所属部署や肩書きなど、一通りのテンプレートがあると思いますのでそれを付け加えておきましょう。
まとめ
問い合わせは、ある程度、
テンプレート化して単語を入れ替えるだけで書く事ができます。自分の形を作ってメモ帳にでも保存しておくとかなり時短ができ、効率が良いです。
みなさんもぜひ、
自分ならではのメール問い合わせ文章の形を作ってみて下さいね。
最後に、今回の私の病院の例を
全文載せておきます。
相手も非ネイティブの方ですので、格式よりも、シンプルな単語と分かりやすさを最優先にして書いています。
——以下、実際に送った問い合わせ文章——
Dear Sir or Madam,
I am Taro Yamada from Japan.
I have questions.
1) Could I have a injection for rabies here ?
2) If I could , how does it cost ?
I would like to know all inclusive price for one time.
I am a traveller.
When I stayed in Thailand, I was bitten by a cat.
I had injections for rabies three times there.
After that, I moved to Ho Chi Minh City.
And I still have to get injections 2 more times.
I need English, because I don’t speak Vietnamese.
Best regards,
Taro Yamada
——以上——
タイでネコ（しかもめっちゃ可愛い子猫）に噛まれてしまい、狂犬病のワクチン接種を受けました。全５回の注射が必要となり、
事前にベトナムに行く予定を入れていたので、国をまたいでの病院行脚となってしまいました。とほほ。しかし、タイでもベトナムでも
英語で一通りの治療を受けられたので、いい意味で英語の実践訓練になったとポジティブに考えることにします！先生には「ネコですか〜・・・」
という感じで苦笑いされました。
よろしければ、
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